Så skriver ni en bra partnerrapport för föreningen

En partnerrapport är ett viktigt verktyg för att visa vad föreningen har åstadkommit under året och vilken betydelse samarbetet har haft. Rapporten ska ge partnern en tydlig bild av föreningens verksamhet, räckvidd, samhällsnytta och framtida ambitioner.

En bra partnerrapport handlar därför inte bara om matcher, resultat och exponering. Den ska också visa människorna bakom verksamheten och vilken skillnad föreningen skapar för barn, ungdomar, spelare, ledare, familjer och lokalsamhället.

Följ stegen nedan för att skapa en tydlig och inspirerande partnerrapport.

1. Inledning och tack till partnerna

Börja rapporten med ett personligt tack. Partnern ska direkt förstå att samarbetet är viktigt för föreningen och att stödet har bidragit till årets verksamhet.

Inledningen kan gärna skrivas av ordföranden, klubbchefen eller någon annan ansvarig person i föreningen.

Exempel

Tack för att ni har varit en viktig del av föreningens verksamhet under året. Genom ert stöd har vi kunnat skapa fler träningar, matcher, aktiviteter och mötesplatser för våra medlemmar. Tillsammans har vi utvecklat både den sportsliga verksamheten och vårt arbete för ett starkare lokalsamhälle.

Berätta kort om:

• Årets viktigaste händelser.
• Sportsliga framgångar.
• Utvecklingen av barn- och ungdomsverksamheten.
• Viktiga samhällsprojekt.
• Partnernas betydelse.
• Vad föreningen ser fram emot under nästa år.

2. Föreningen i siffror

Använd tydliga nyckeltal för att visa hur omfattande föreningens verksamhet är. Siffrorna ska vara enkla att förstå och gärna presenteras i faktarutor eller illustrationer.

Exempel på nyckeltal

• 1 200 medlemmar.
• 700 aktiva spelare.
• 35 ungdomslag.
• 110 ideella ledare.
• 450 funktionärer.
• 3 000 aktivitetstillfällen.
• 85 hemmamatcher.
• 20 000 besökare under säsongen.
• 15 partneraktiviteter.
• 1 500 deltagare i föreningens samhällsprojekt.

Förklara gärna vad siffrorna betyder i praktiken.

Exempel

Under året genomförde föreningen 3 000 aktivitetstillfällen. Det innebär att barn, ungdomar och vuxna varje vecka har fått möjlighet att träna, tävla och mötas i en trygg och utvecklande miljö.

Välj siffror som visar:

• Verksamhetens storlek.
• Antalet personer ni når.
• Det ideella engagemanget.
• Föreningens aktiviteter.
• Partnernas räckvidd.
• Samhällsnyttan.

3. Sportslig verksamhet och utveckling

Beskriv föreningens sportsliga verksamhet på ett sätt som visar hela föreningen – från nybörjare och ungdomslag till seniorverksamhet.

Fokusera inte enbart på tabellplaceringar. Berätta också om spelarutveckling, ledarutbildning, gemenskap och möjligheten för fler att delta.

Exempel

Under säsongen har föreningens ungdomslag fortsatt att utvecklas. Flera lag har deltagit i cuper och seriespel, samtidigt som nya spelare har fått möjlighet att börja träna och prova på sporten. Föreningen har även genomfört ledarutbildningar för att skapa en ännu bättre träningsmiljö för våra barn och ungdomar.

Ta gärna med:

• Sportsliga resultat.
• Antal lag och spelare.
• Deltagande i cuper och turneringar.
• Spelarutveckling.
• Ledarutbildningar.
• Nya tränare eller ledare.
• Rekrytering av nya spelare.
• Exempel på sportsliga höjdpunkter.
• Föreningens långsiktiga sportsliga mål.

4. Matcher, publik och arrangemang

Visa hur föreningen skapar upplevelser för spelare, publik, familjer och partners. Beskriv både ordinarie matcher och särskilda arrangemang.

Exempel

Under säsongen har föreningen arrangerat flera temamatcher med aktiviteter för hela familjen. Publiken har bland annat kunnat delta i tävlingar, träffa spelare och ta del av aktiviteter från våra partners. Vid en av årets matcher samlades vi kring temat trygg idrott och samlade samtidigt in pengar till en lokal organisation.

Beskriv gärna:

• Publiksnitt och totalt antal besökare.
• Temamatcher.
• Cuper och turneringar.
• Familjedagar.
• Prova-på-aktiviteter.
• Underhållning.
• Insamlingar.
• Partneraktiviteter.
• Aktiviteter för barn och ungdomar.
• Hur arrangemangen utvecklats jämfört med föregående år.

En användbar skrivmodell är:

Aktivitet → Genomförande → Resultat → Effekt

Exempel

Föreningen arrangerade en familjedag i samband med en hemmamatch. Besökarna fick prova olika aktiviteter, träffa spelare och delta i tävlingar. Totalt deltog över 500 personer. Dagen skapade en positiv mötesplats för familjer och gav samtidigt våra partners möjlighet att möta föreningens målgrupper.

5. Föreningens samhällsnytta

Det här är en central del i en modern partnerrapport. Beskriv hur föreningen bidrar till samhället och vilka värden verksamheten skapar utanför själva idrotten.

Det kan exempelvis handla om:

• Gemenskap.
• Hälsa och rörelse.
• Integration.
• Jämställdhet.
• Trygghet.
• Utbildning.
• Minskning av utanförskap.
• Delaktighet.
• Paraverksamhet.
• Meningsfull fritid.

Exempel

Föreningen vill att alla ska känna sig välkomna, oavsett erfarenhet, bakgrund eller förutsättningar. Genom våra träningar, lovaktiviteter och prova-på-verksamheter skapar vi fler möjligheter för barn och ungdomar att röra på sig, träffa nya vänner och känna tillhörighet.

Besvara följande frågor:

• Vilken samhällsutmaning vill föreningen bidra till att lösa?
• Vilka målgrupper når ni?
• Vilka aktiviteter genomför ni?
• Hur ofta genomförs aktiviteterna?
• Hur många deltar?
• Vilka resultat kan ni visa?
• Hur bidrar partnernas stöd?
• Vad vill ni utveckla framåt?

6. Konkreta samhällsprojekt

Gör samhällsarbetet konkret genom att presentera föreningens viktigaste projekt ett i taget.

Exempel: Idrott i skolan

Genom projektet Idrott i skolan besöker föreningens ledare lokala skolor varje vecka. Eleverna får prova på innebandy och delta i aktiviteter som fokuserar på rörelse, samarbete och gemenskap. Under året deltog 600 elever från åtta skolor.

Exempel: Lovaktiviteter

Under skolloven erbjuder föreningen kostnadsfria aktiviteter för barn och ungdomar. Verksamheten ger fler möjlighet att röra på sig och träffa kompisar även när den ordinarie skolan och föreningsverksamheten har uppehåll.

Exempel: Läxhjälp

I samband med träning erbjuder föreningen läxhjälp för ungdomar som behöver extra stöd. På så sätt kombineras idrott med utbildning och en trygg plats efter skoldagens slut.

För varje projekt bör ni beskriva:

• Projektets namn.
• Syftet med projektet.
• Vilka som deltar.
• Var verksamheten genomförs.
• Hur ofta aktiviteterna sker.
• Antalet deltagare.
• Årets resultat.
• Partnernas roll.
• Nästa steg.

7. Röster från verksamheten

Citat gör rapporten mer personlig och levande. Låt personer som är nära verksamheten berätta vad föreningen betyder.

Personer ni kan intervjua

• En spelare.
• En tränare.
• En ideell ledare.
• En förälder.
• En deltagare i ett samhällsprojekt.
• En lärare.
• En verksamhetsansvarig.
• En partnerrepresentant.

Exempel på citat

Det viktigaste är att barnen får komma hit och känna att de hör hemma. Många vågar ta mer plats både på planen och i skolan efter att ha varit med i verksamheten.

Bra intervjufrågor

• Vad betyder föreningen för dig?
• Vad har verksamheten gett dig?
• Vilken förändring har du sett under året?
• Vilket minne från året kommer du särskilt ihåg?
• Vad skulle inte vara möjligt utan föreningens partners?
• Vad hoppas du på inför nästa år?

Kom ihåg att alltid inhämta godkännande innan ni publicerar namn, bild eller citat.

8. Partnernas perspektiv

Låt en eller flera partners berätta om samarbetet med föreningen. Det ger rapporten trovärdighet och visar andra företag vilket värde ett partnerskap kan skapa.

Exempel

Vi valde att bli partner eftersom föreningen har en stark lokal förankring och erbjuder verksamhet för många olika målgrupper. Samarbetet har gett oss möjlighet att möta både kunder, medarbetare och andra företag i ett positivt sammanhang.

Fråga partnern:

1. Varför valde ni att samarbeta med föreningen?
2. Vad betyder föreningen för er lokalt?
3. Vilka värderingar delar ni?
4. Hur har ni aktiverat partnerskapet?
5. Vilka aktiviteter har varit mest värdefulla?
6. Vad har samarbetet gett företaget?
7. Vad vill ni utveckla framåt?

Ta gärna med:

• Företagets namn och logotyp.
• En bild från en aktivitet.
• Ett kort företagsporträtt.
• Partnerns citat.
• Exempel på samarbetets resultat.

9. Partneraktiviteter och affärsnätverk

Beskriv hur föreningen skapar nytta för partners genom nätverk, möten och gemensamma aktiviteter.

Exempel på aktiviteter

• Nätverksluncher.
• Frukostmöten.
• Föreläsningar.
• After work.
• Företagsbesök.
• Matchvärdskap.
• Partnerresor.
• Golf- eller padelturneringar.
• Konferenser.
• Middagar.
• Företagsmässor.
• Träffar med spelare och ledare.

Exempel på text

Under året genomförde föreningen 20 partneraktiviteter med totalt 1 200 deltagare. Träffarna gav företagen möjlighet att skapa nya kontakter, utbyta erfarenheter och bygga relationer i en miljö som präglas av gemenskap och engagemang.

Redovisa gärna:

• Antal partnerföretag.
• Antal aktiviteter.
• Antal deltagare.
• Antal nya företag i nätverket.
• Typ av aktiviteter.
• Partnernas deltagande.
• Resultat från deltagarenkäter.
• Exempel på nya kontakter eller samarbeten.

Beskriv alltid både vad ni genomförde och vilken nytta det skapade.

10. Exponering och kommunikation

Visa hur föreningen synliggör sina partners och vilka målgrupper kommunikationen når.

Digitala kanaler

Ta med:

• Webbplats.
• Nyhetsbrev.
• Instagram.
• Facebook.
• TikTok.
• LinkedIn.
• YouTube.
• Livesändningar.
• Digitala matchprogram.

Exempel på statistik

• 4 000 följare på Instagram.
• 2 500 följare på Facebook.
• 900 följare på LinkedIn.
• 3 500 mottagare av nyhetsbrevet.
• 150 000 totala videovisningar.
• 80 000 sidvisningar på webbplatsen.
• 200 publicerade inlägg under året.

Var tydlig med vad varje siffra betyder. Skillnaden mellan följare, räckvidd, visningar och engagemang bör framgå.

Fysisk exponering

Beskriv exempelvis:

• Matchdräkter.
• Arenaskyltar.
• LED-reklam.
• Matchprogram.
• Entréskyltar.
• Intervjuytor.
• Matchvärdskap.
• Monterplatser.
• Exponering vid cuper.
• Profilprodukter.
• Digitala skärmar.

Exempel på text

Under året har våra partners synts i föreningens digitala kanaler, på matcharrangemang och i samband med våra cuper. Genom webbplats, nyhetsbrev och sociala medier har föreningen nått både aktiva medlemmar, familjer, publik och företag i regionen.

11. Så har partnerstödet gjort skillnad

Förklara konkret hur partnernas stöd har använts. Det gör rapporten mer transparent och visar vilket resultat samarbetet bidrar till.

Exempel

Tack vare partnerstödet har föreningen kunnat erbjuda kostnadsfria lovaktiviteter, utbilda fler ledare och köpa in utrustning till ungdomsverksamheten. Stödet har också gjort det möjligt att behålla låga deltagaravgifter och skapa fler aktiviteter för barn och ungdomar.

Visa gärna stödet kopplat till olika områden:

• Material och utrustning.
• Ledarutbildning.
• Barn- och ungdomsverksamhet.
• Lovaktiviteter.
• Samhällsprojekt.
• Arrangemang.
• Inkluderande verksamhet.
• Kommunikationsinsatser.
• Utveckling av anläggningar.

Undvik vaga formuleringar som:

Partnerstödet betyder mycket för oss.

Skriv hellre:

Partnerstödet gjorde det möjligt att köpa in nya målvaktsutrustningar till föreningens ungdomslag och genomföra fyra kostnadsfria prova-på-dagar.

12. Framtid och utveckling

Avsluta inte rapporten enbart med en tillbakablick. Berätta också vad föreningen vill göra framåt.

Exempel

Under nästa verksamhetsår vill föreningen nå fler barn genom kostnadsfria prova-på-aktiviteter, utbilda fler ungdomsledare och utveckla våra partnerträffar. Tillsammans med våra partners vill vi fortsätta skapa en trygg, aktiv och inkluderande förening.

Beskriv:

• Nästa års mål.
• Sportsliga ambitioner.
• Nya samhällsprojekt.
• Antal personer ni vill nå.
• Nya partneraktiviteter.
• Utveckling av kommunikationskanaler.
• Möjligheter för partnerna att engagera sig.
• Hur ni ska följa upp resultaten.

Formulera gärna målen konkret.

Exempel

Nästa år ska föreningen:

• nå minst 800 barn genom lovaktiviteter,
• utbilda 25 nya ungdomsledare,
• genomföra 15 partneraktiviteter,
• öka antalet deltagare i prova-på-verksamheten,
• och utveckla rapporteringen av digital räckvidd och partnerexponering.

13. Tack och kontakt

Avsluta med ett tydligt tack och information om hur företag kan komma i kontakt med föreningen.

Ta med:

• Tack till alla partners.
• Partnerlogotyper.
• Kontaktperson.
• Telefonnummer.
• E-postadress.
• Webbplats.
• Information om kommande säsong.
• En uppmaning att boka ett möte.

Exempel

Tack till alla företag och organisationer som har stöttat föreningens verksamhet under året. Ert engagemang gör det möjligt för fler människor att träna, utvecklas och känna gemenskap. Vi ser fram emot att fortsätta växa tillsammans.

Vill ni veta mer om hur ert företag kan bli partner? Kontakta [namn] på [telefonnummer] eller [e-postadress].

Förslag på färdig disposition

En partnerrapport kan exempelvis byggas upp så här:

1. Framsida
2. Innehållsförteckning
3. Inledning och tack
4. Föreningen i siffror
5. Sportslig verksamhet
6. Matcher och arrangemang
7. Föreningens samhällsnytta
8. Konkreta samhällsprojekt
9. Röster från verksamheten
10. Partnerintervju
11. Partneraktiviteter och nätverk
12. Exponering och kommunikation
13. Så har partnerstödet gjort skillnad
14. Framtida mål
15. Tack och kontakt

Checklista inför publicering

Innan rapporten publiceras bör föreningen kontrollera att den innehåller:

•  Ett personligt tack till partnerna.
•  En tydlig sammanfattning av året.
•  Konkreta nyckeltal.
•  Sportsliga resultat och aktiviteter.
•  Publik- och arrangemangsstatistik.
•  Föreningens värdegrund.
•  Samhällsprojekt och resultat.
•  Minst ett personligt citat.
•  Minst en partnerintervju.
•  Information om partneraktiviteter.
•  Statistik över exponering och kommunikation.
•  En beskrivning av hur partnerstödet har använts.
•  Mål för nästa år.
•  Kontaktuppgifter.
•  Bilder från verksamheten.
•  Godkända logotyper och publiceringstillstånd.
•  Tydliga källor till statistiken.

Så, för att sammanfatta

En bra partnerrapport ska visa hela föreningen – både det som händer på planen och det som händer runt omkring.

Använd gärna denna struktur:

Tack → Resultat → Siffror → Arrangemang → Samhällsnytta → Partnernytta → Exponering → Framtid → Kontakt

När rapporten kombinerar fakta, bilder, citat och konkreta berättelser blir den mer än en redovisning. Den blir ett sätt att visa varför föreningen är viktig och varför det är värdefullt för företag att vara en del av verksamheten.